Introducción al Formato Condicional

Dentro de Excel se pueden manejar grandes volúmenes de datos. La búsqueda, localización de determinada información o el intentar resaltar los resultados obtenidos, se convierten en una actividad que demanda de mucho tiempo de trabajo, sin considerar los posibles errores que se pueden generar por omisión.

Una excelente alternativa que brinda Microsoft Excel es el uso del Formato Condicional, ya que permite aplicar un formato predeterminado o personalizado de manera dinámica, si el dato coincide con los criterios requeridos.

Por ejemplo, de una lista de estudiantes, se necesita resaltar aquellos estudiantes que se encuentran con una calificación menor al reglamentado para la aprobación de una asignatura. Si se tiene un grupo de 5 o10 estudiantes, es posible que la solución sea modificar el formato estudiante por estudiante, verificando que cumpla o no con el criterio establecido. Pero se convierte en un problema al momento de contar con una lista extensa de estudiantes. 

La solución óptima para este tipo de trabajo es el uso de la herramienta Formatos condicional. Este comando se encuentra ubicado en la ficha “Inicio”, grupo “Estilos” 

Para solucionar lo anteriro, ingresa en una hoja de Excel la lista de alumos tal como se muestra en la Figura siguente: 

 A continuación, seleccione el rango de datos E4:E12. Para esto, haga clic sostenido desde la celda E4 y lleve el cursor hacia abajo hasta la celda E12 y luego suelte el clic del mouse.

Ahora, active la ficha “Inicio” y desde el grupo “Estilos”, ejecute el comando “Formato condicional”. Para la solución del ejercicio propuesto, seleccione la opción“Resaltar reglas de celdas” y posteriormente hacer clic en la opción “Es menor que…” 

La idea es configurar el formato condicional de tal forma que Excel resalte automáticamente la celda con un color de relleno, todas aquellas calificaciones que se encuentren por debajo de la nota de aprobación (notas menores a 15). Entonces, en el cuadro de diálogo “Es menor que”, escriba el criterio requerido que para el caso del ejemplo es el número 15. Como puede notar, Excel reconoce el criterio y rellena con el formato establecido, aquellas celdas que coinciden con el criterio menor a 15. Acto seguido, hacer clic en el botón “Aceptar”.

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